Kategória archív: Ügykezelő

A DOX rendszer szabadságnyilvántartási modulja megkönnyíti a munkatársak szabadságainak kezelését és nyomon követését. A manuálisan tölött excel táblázatok és külső programok használata helyett már a DOX-ban követhetjük a szabadságokat, hiszen a modul minden szükséges funkciót egyesít magában, az éves szabadságok rögzítésétől kezdve a betegszabadságok kezeléséig.

A szabadságnyilvántartás számos kérdést vet fel a vállalati mindennapok során. Hova rögzítsük, hogyan kövessük nyomon, kinek mennyi szabadsága maradt még?

A szabadságnyilvántartás modul lehetővé teszi, hogy pontosan rögzíthessük, melyik munkatárs mikortól meddig lesz szabadságon, illetve hány szabadsága van egy évben, és ebből mennyit vett már ki. A rendszer dinamikusan számolja az elhasznált és a még rendelkezésre álló napokat, emellett pedig külön kezeli a betegszabadságot is.

Az év eleji adatfrissítés lehetővé teszi, hogy az összes munkatárs szabadságadatait gyorsan és egyszerűen aktualizálhassuk. Az év folyamán pedig csupán a változásokat kell követni, így a rendszer mindig naprakész információkat biztosít.

Hogyan tervezhetjük meg a munkabeosztást, ha nem tudjuk, ki mikor lesz távol? Erre is megoldást nyújt a modul: Gantt-diagram segítségével grafikusan ábrázolja a kollégák szabadságait. Különböző színekkel kiemelve az egyes szabadságtípusokat, így átlátható, kik mikor vannak távol, ezáltal a munkakiosztás könnyebben, ütközésmentesen megtervezhető.

A modullal lehetőség van online dokumentumok létrehozására és integrálására a DOX-ban, Google és az MS365 platformokon keresztül. Az integráció lehetővé teszi a gyors dokumentumkezelést.  

Az üzleti világ folyamatosan változik és fejlődik, és a digitális technológia terjedése révén egyre inkább fókuszba kerül a hatékonyság és az adatmegosztás folyamata. A Google és az MS365 integráció lehetővé teszi, hogy a felhasználók közvetlenül a DOX-ból hozzanak létre dokumentumokat a választott platformon. 

Tegyük fel, hogy egy vállalatnál új projekt indul és szükség van a projekttel kapcsolatos dokumentumok létrehozására. A modul segítségével egyszerűen létrehozhatóak az ajánlatok, szerződések, projekt tervezetek, költségvetések és egyéb szükséges dokumentumok, és ezeket közvetlenül a Google/ MS alkalmazásokban generálhatják. Így a csapat tagjai könnyedén hozzáférhetnek, együttműködhetnek, és a dokumentumok mindig naprakészek lesznek.

Mindkét integrációhoz szükséges egy „technikai” felhasználót kijelölni és egy speciális fiókot létrehozni. Ez a felhasználó lesz az, aki felelős lesz a DOX és a Google vagy az MS365 közötti kommunikációért.

A folyamat fordított irányban is működik. Ha már van egy online dokumentum a Google Drive-ban vagy az MS365 OneDrive-jában, azt is könnyedén csatolhatja egy meghatározott DOX-ügyhöz. Ez segíti a dokumentumok rendezését és azok elérhetőségét az ügykezelési folyamatokban.

A DOX képesa ChatGPT-t használva a hangüzenetek szöveggé konvertálására és azok összefoglalására. Ez az eszköz megkönnyíti az információ rögzítését és átadását, különösen sűrű napokon.

Napjaink technológiai fejlődése nem csak a hétköznapi életünket teszi könnyebbé, hanem a munkahelyi feladatokat is sokkal gördülékenyebbé varázsolja. Ilyen a DOX legújabb funkciója, amely az OpenAI ChatGPT segítségével képes hangüzeneteket szöveggé alakítani.

A DOX rendszerében már korábban is megtalálhatóak voltak az MP3 formátumú hangüzenetek, de ez a funkció most tovább fejlődött. A mesterséges intelligencia nem csak szöveggé alakítja a hangüzeneteket, hanem még egy rövid összefoglalót is készít belőlük. 

Saját tapasztalataink szerint a gyors és pontos információáramlás kulcsfontosságú a munkafolyamatok zökkenőmentességéhez. Mennyivel egyszerűbb egy megbeszélés után felmondani egy összefoglalót szóban, mint leülni és hosszan leírni mindent? A DOX új funkciója lehetővé teszi ezt a gyorsaságot és kényelmet. Nem csak a teljes szöveges üzenetet kapjuk meg, hiszen az AI rövid összefoglalót is készít az általunk elmondottakból.

Képzeljük csak el a helyzetet: egy hosszú megbeszélés után sietünk a következő programunkra, vagy éppen autóban vagyunk. Nincs időnk leülni és részletesen lejegyzetelni az elhangzottakat, de szeretnénk a legfontosabb pontokat rögzíteni. Ebben a helyzetben mindössze annyi a teendőnk, hogy hívjuk a ChatGPT-s hangpostánkat, elmondjuk az üzenetet, majd később szövegként és rövid összefoglalóként is láthatjuk a DOX-ban.

A technológia napjainkban olyan lehetőségeket teremt, amelyek korábban elképzelhetetlenek voltak. A DOX ezen funkciója remek példa arra, hogy a mesterséges intelligencia hogyan tudja támogatni és megkönnyíteni a munkafolyamatokat, miközben időt és energiát takarít meg a felhasználók számára.